DifdocModule lié à Centrinfo, DIFDOC permet de gérer les circuits de validation et d’approbation des documents, de leur émission, jusqu’à leur validation finale.
La pré-configuration des circuits permet d’orienter automatiquement, les documents vers les interlocuteurs concernés. Ainsi, les documents ont un cycle de vie spécifique lié à des critères précis : Émetteur, type de document, spécialité...
Grâce à la disponibilité des documents en temps réel, les délais de validation sont optimisés. Chacun est alerté selon les tâches qu’il doit effectuer via un mail quotidien récapitulatif.
La génération de tableau de suivi et l’accès aux statistiques de validation permet d’avoir une visualisation précise de l’avancement du projet.
Chaque utilisateur, selon son rôle dans le circuit, possède un carnet de bord personnalisé qui évolue en fonction des actions réalisées par chacun : Date de diffusion des documents, réponses données (Avis, visas, observation...), statut des documents...
Un classement par circuit permet de se retrouver rapidement dans liste des documents diffusés.
En accédant à l’historique d’un document, on consulte le détail des réponses données (Commentaires, pièces jointes...).
À tout moment, il est possible de produire des états d’avancement selon des critères de recherches avancés. Chaque résultat de recherche est exportable sous .pdf ou excel.
Les statistiques « globales » (accès restreint) permettent d’avoir une vue sur le statut et l’état des validation du projet. Des graphiques permettent de visualiser rapidement le pourcentage de réponses favorables/défavorables ou la répartition du type de réponse données sur le projet.
Grâce aux filtres des statistiques il est possible d’aller préciser des critères: émetteur , circuit de validation ou encore intervalles de dates. Les graphiques sont alors mis à jour selon les informations sélectionnées.
Pour faciliter les échanges, une rubrique « observations », liée à une version de document est disponible pour tous les utilisateurs du circuit. Ces observations fonctionnent comme des questions/réponses sur un sujet donné et permettent de valider les documents avec plus de précisions.
Il est possible de les consulter pour un document ou d’en extraire des listes (pdf/Tableur) selon des critères de recherche. La gestion de ces observations permet de savoir à tout moment lesquels sont en cours ou résolues.
